信息化時代下,人力資源管理也由傳統的管理模式衍生為系統軟件的管理。順應市場的需求,越來越多的HR管理系統應運而生。
HR管理系統改變了人力資源部門的工作方式,由依賴于人改為依賴于計算機系統。通過大量數據的自動處理、服務共享等信息化手段,使得許多事務性的工作變得快捷方便。比如當需要統計某數據時,之前需要先找到相關人員,再去堆積如山的檔案文件中查找,最后進行匯總,如果相關人員不在的話,會導致工作無法及時完成。而現在只需登陸HR軟件系統后輕輕一點就可輕松獲得。通過HR軟件系統實現的“一點一現”的查詢方式,既節省了人力資源部門的時間,也使人力資源管理人員有更多的時間參與到企業的戰略管理。
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信息化管理之前,員工的個人信息、合同信息等都是被存放在不同的電子文檔或整理成紙質文件存放在文件柜中。這些分散的信息源在信息更新和整理時會帶來極大的工作量,對于人力資源管理人員來說就像是一場噩夢。如果領導需要一份報表時,需要將分散的信息匹配和整合起來,其工作量可想而知。采用HR管理系統后,就可以通過集中式的數據庫將與人力資源相關的信息全面、有機的聯系起來,有效減少信息更新和查找中的重復工作。
通過HR管理系統,使人力資源管理的觸角成功地延伸到了每一位員工的身邊,保證信息傳遞暢通有效。無論是高層想要對基層員工情況的了解,還是基層員工需要向高層領導的信息反饋和信息交流,通過HR軟件系統都能夠非??焖俜奖愕膫鬟_信息,實現企業內部員工間的有效溝通,也提高了員工的滿意度。更重要的是,HR管理系統可以保證信息傳遞過程的安全性和準確性,保證信息準確的從信息源傳遞至接收者。避免了傳統人事管理中出現的信息傳遞緩慢、易變形和衰減,導致貫徹中的走樣變形或難以實現等問題。
HR管理系統通過減少人力資源管理人員工作的操作成本、減少行政性管理人員、減少通訊費用等達到降低企業運作成本的目的。辦公無紙化在辦公用品等開支方面的減少是顯而易見的。由于行政性工作的自動化,也直接減少了行政性管理人員的費用開支。
不少企業都不同程度存在著人才流失現象。人才流失除了因為薪酬因素之外還有很多其他因素,如工作環境、領導公平與否、升職機會和個人前途等。應用HR管理系統后,人力資源管理人員在某個崗位需要人時,可以通過HR管理系統先搜索一下企業內部是否有合適的人選,從而實現人才在企業內流動。既避免了人才流失,也使員工能真正調崗到最能發揮作用的崗位。同樣在員工升職或評選優秀員工時,可以非常公正的根據個人的知識技能和績效來評選,這體現出的公平原則會激勵每位員工的工作積極性。
人力資源管理的核心價值關鍵也在于人才能否最大化促進企業的發展壯大。為發揮好人才的效能,企業必須站在發展全局的視角來開展人力資源管理工作。